Messagerie, partage de fichiers, visioconférence, gestion de projets, formulaires, intelligence artificielle… Les outils numériques font aujourd’hui partie intégrante du quotidien des entreprises.
Pour répondre à un nouveau besoin, il est souvent tentant d’ajouter une application ou de souscrire à un nouvel abonnement. Au fil du temps, l’environnement informatique peut alors devenir de plus en plus riche… mais aussi de plus en plus difficile à comprendre et à utiliser.
Pourtant, certaines entreprises disposent déjà d’un grand nombre de fonctionnalités sans forcément le savoir.
Et si votre abonnement Microsoft 365 cachait plus de choses que vous ne le pensez ?
Microsoft 365 ne se limite pas à Word, Excel et Outlook. Selon la licence utilisée, il peut aussi permettre de collaborer avec votre équipe, partager des documents, organiser des tâches, recueillir des informations ou encore utiliser des fonctionnalités d’intelligence artificielle.
L’objectif n’est évidemment pas de tout utiliser à tout prix. Mais avant d’ajouter un nouvel outil, il peut être intéressant de regarder ce que votre environnement Microsoft 365 vous permet déjà de faire.
Chez Adulis, nous vous accompagnons dans cette démarche : mieux comprendre vos outils, simplifier leurs usages et tirer davantage parti de votre environnement informatique existant.
Microsoft 365, ce n’est pas qu’une suite bureautique
On connaît tous Word, Excel et Outlook. Ce sont souvent les trois applications auxquelles on pense immédiatement lorsqu’on parle de Microsoft 365. Mais Microsoft 365 ne s’arrête pas là !
Selon la licence utilisée, votre environnement Microsoft peut également vous permettre de communiquer avec votre équipe, partager des documents, organiser des tâches, créer des formulaires ou encore bénéficier de fonctionnalités d’intelligence artificielle.
L’intérêt ? Vous disposez peut-être déjà de plusieurs outils capables de répondre à des besoins pour lesquels vous cherchez aujourd’hui une nouvelle solution.
Et parfois, la question n’est donc pas : “quel nouvel outil devons-nous acheter ?” Mais plutôt : “est-ce que nous avons déjà quelque chose qui peut faire le travail ?”
7 outils Microsoft 365 à (re)découvrir
Outlook : bien plus que vos e-mails
Outlook est souvent le premier outil Microsoft 365 que l’on ouvre le matin. On y consulte ses e-mails, bien sûr, mais aussi son calendrier, ses rendez-vous et ses contacts.
Lorsque ces fonctionnalités sont bien utilisées, Outlook devient déjà un véritable point de départ pour organiser sa journée : planifier un rendez-vous, inviter un collègue, consulter ses disponibilités ou retrouver rapidement une conversation.
C’est également un outil qui peut s’intégrer avec d’autres applications Microsoft 365 pour faciliter votre organisation du travail.
Teams : communiquer et travailler ensemble
Teams est souvent associé aux visioconférences. Pourtant, ses possibilités ne s’arrêtent pas aux réunions en ligne.
Teams permet également de communiquer avec ses collaborateurs, d’organiser des échanges par équipe ou par projet et de retrouver certains documents et ressources au même endroit.
Pour une entreprise qui travaille à distance, avec plusieurs bureaux ou simplement des collaborateurs qui ont besoin d’échanger régulièrement, Teams peut devenir un espace de travail collaboratif.
L’objectif n’est pas forcément de remplacer tous les échanges par Teams mais de définir les bons usages : quel type d’information partager par e-mail ? Quelle discussion avoir dans Teams ? Où retrouver les documents associés à un projet ?
OneDrive : vos fichiers à portée de main
“Tu peux m’envoyer le fichier ?”
Cette phrase paraît anodine mais elle peut rapidement devenir familière lorsque les documents circulent par e-mail, sont enregistrés sur différents ordinateurs ou existent en plusieurs versions.
OneDrive permet de stocker ses fichiers professionnels dans le cloud et de les retrouver depuis différents appareils selon la configuration mise en place. Il facilite également le partage de documents et le travail sur des fichiers accessibles depuis plusieurs environnements.
Mais attention, OneDrive et SharePoint n’ont pas exactement le même rôle.
SharePoint : un espace commun pour l’entreprise
SharePoint est probablement l’un des outils Microsoft 365 les moins connus… alors qu’il peut être particulièrement intéressant pour les entreprises.
Son rôle ? Créer des espaces permettant de centraliser et partager des documents, des informations et des ressources. Cela peut par exemple servir à organiser les documents d’une équipe, créer un espace dédié à un projet ou structurer une bibliothèque documentaire.
L’objectif est de sortir progressivement du fonctionnement où chacun conserve ses propres fichiers et où l’information est dispersée entre les ordinateurs, les boîtes mail et différents espaces de stockage.
Bien organisé, SharePoint peut ainsi devenir un véritable espace documentaire partagé.
Planner : savoir qui fait quoi
Lorsqu’une équipe commence à multiplier les tableaux Excel, les e-mails et les listes personnelles pour suivre ses tâches, il devient parfois difficile d’avoir une vision claire de l’avancement.
Planner permet de créer des tâches, de les attribuer à des personnes et de suivre leur progression. Cela peut être utile pour gérer un projet, organiser une liste d’actions ou simplement visualiser les tâches d’une équipe.
L’idée n’est pas de transformer chaque activité en projet complexe. Pour certaines équipes, un tableau simple et partagé peut déjà apporter beaucoup plus de visibilité.
Forms : recueillir facilement des informations
Un questionnaire client, une enquête de satisfaction, un sondage interne, une demande d’informations… Il existe de nombreuses situations dans lesquelles on a besoin de recueillir des réponses.
Microsoft Forms permet de créer facilement des formulaires et questionnaires et de centraliser les réponses. Cela peut éviter de multiplier les échanges par e-mail ou de demander à chacun de répondre dans un format différent.
Quelques exemples :
- Recueillir les disponibilités de plusieurs collaborateurs
- Réaliser une enquête satisfaction
- Collecter des informations auprès d’un client
- Organiser un sondage interne
Copilot : et si l’IA devenait votre assistant ?
L’intelligence artificielle fait désormais partie de l’environnement Microsoft et Copilot en est l’une des principales illustrations.
Selon la licence et les fonctionnalités disponibles, Copilot peut notamment aider à rédiger ou reformuler un contenu, résumer des informations, préparer certains documents ou faciliter différentes tâches dans les applications Microsoft.
L’objectif n’est pas de laisser l’IA travailler à votre place mais plutôt de l’utiliser comme un assistant pour certaines tâches chronophages.
l’IA peut devenir un véritable outil d’aide au quotidien, à condition de savoir où elle peut réellement apporter de la valeur.
Et si vous aviez déjà les outils dont vous avez besoin ?
C’est peut-être la question la plus intéressante à se poser avant de souscrire à une nouvelle solution.
Vous cherchez un espace pour partager vos documents ? SharePoint est peut-être déjà disponible dans votre environnement.
Vous souhaitez suivre les tâches d’un projet ? Planner peut peut-être répondre à ce besoin.
Vous avez besoin de créer un questionnaire ou de recueillir des réponses ? Forms peut être une solution simple.
Vous cherchez à mieux organiser les échanges de votre équipe ? Teams peut déjà faire une partie du travail.
L’objectif n’est évidemment pas de faire entrer tous les usages de l’entreprise dans Microsoft 365. Certains besoins nécessitent des logiciels spécialisés et les outils métiers restent essentiels dans de nombreuses activités. L’idée est simplement de ne pas ajouter un nouvel outil avant d’avoir regardé ce que l’on possède déjà.
Avoir les bons outils ne suffit pas
Disposer de nombreuses fonctionnalités ne garantit pas pour autant une bonne organisation.
Une entreprise peut avoir OneDrive et SharePoint sans savoir clairement où enregistrer ses documents.
Elle peut utiliser Teams tout en continuant à multiplier les échanges par e-mail.
Elle peut avoir Planner mais continuer à gérer ses tâches dans plusieurs fichiers Excel.
Elle peut également disposer de nombreuses fonctionnalités sans que les collaborateurs aient été réellement accompagnés dans leur utilisation.
Le véritable enjeu est donc moins de savoir combien d’outils sont disponibles que de savoir comment ils sont utilisés.
Quelques règles simples peuvent déjà faire une grande différence :
- Définir où doivent être enregistrés les documents
- Préciser quels outils utiliser selon les situations
- Organiser les espaces de travail
- Limiter les doublons
- Former les collaborateurs aux fonctionnalités réellement utiles
- Vérifier régulièrement que les usages correspondent toujours aux besoins de l’entreprise
La technologie apporte des possibilités. L’organisation permet de les transformer en efficacité.
Comment tirer davantage parti de Microsoft 365 ?
La première étape consiste à faire le point sur l’existant :
- Quelles licences sont utilisées ?
- Quelles applications sont réellement utilisées par les collaborateurs ?
- Quels besoins sont aujourd’hui couverts par d’autres outils ?
- Existe-t-il des doublons ?
- Certaines fonctionnalités sont-elles disponibles mais totalement inconnues des équipes ?
Cette analyse permet de faire apparaître des possibilités parfois très simples. Il peut ensuite être intéressant de définir quelques usages communs : où stocker les documents, comment les partager, comment organiser les échanges ou encore comment suivre les tâches d’un projet.
Enfin, l’accompagnement des utilisateurs reste essentiel. Un outil n’apporte de valeur que s’il est compris, adopté et utilisé de manière cohérente.
Le rôle d’un accompagnement informatique
Lorsqu’on travaille tous les jours dans son entreprise, il n’est pas toujours évident de prendre du recul sur ses propres habitudes.
Un regard extérieur peut permettre d’identifier des fonctionnalités sous-utilisées, des outils redondants ou simplement des usages qui pourraient être simplifiés.
Chez Adulis, nous privilégions une approche pragmatique : comprendre les besoins réels de l’entreprise avant de proposer une solution.
Cela peut commencer par un état des lieux de l’environnement Microsoft 365, des licences utilisées et des pratiques des équipes.
L’objectif n’est pas de remplacer systématiquement les outils existants ni d’ajouter de nouvelles solutions. Il s’agit avant tout de faire mieux avec ce qui est déjà en place lorsque cela est possible.
En conclusion
Microsoft 365 peut être bien plus qu’un ensemble d’applications bureautiques. Outlook, Teams, OneDrive, SharePoint, Planner, Forms et, selon les licences, Copilot peuvent répondre à de nombreux besoins du quotidien : communiquer, collaborer, stocker, partager, organiser et gagner du temps.
Mais encore faut-il connaître ces possibilités et savoir comment les utiliser.
Avant de chercher un nouvel outil, posez-vous peut-être simplement cette question : « Est-ce que Microsoft 365 peut déjà répondre à mon besoin ? »
La réponse pourrait vous surprendre.
Parfois, la meilleure solution n’est pas d’ajouter un nouvel outil. C’est simplement de mieux utiliser celui que l’on possède déjà.